Met een zucht legt Karin de telefoon neer. Karin is verantwoordelijk voor de administratie bij een middelgroot bouwbedrijf. Voor de zoveelste keer heeft ze een moeilijk gesprek met de projectleider moeten voeren over incomplete facturen van de zzp’ers die voor hen werken.

Facturen blijven onbetaald
Zonder deze documenten kan Karin geen facturen indienen bij hun opdrachtgevers, terwijl ze de onderaannemers wel iedere week moet betalen. Ze begrijpt dat de projectleider graag de ingehuurde vakmensen aan het werk wil houden om het project af te ronden, maar zij moet ervoor zorgen dat de administratie voldoet aan de Wet Ketenaansprakelijkheid.

Omslachtige correspondentie
In ons gesprek over Docsure geeft Karin aan dat zij veel tijd kwijt is met het bijhouden van de vervaldatum van de vele wettelijk verplichte en door opdrachtgevers vereiste documenten. Alles moet via e-mail of Whatsapp worden opgevraagd en daarna worden geprint, gekopieerd, gescand en gearchiveerd. "Bovendien leveren de jongens ook niet direct op vrijdag hun werkbriefje in. Dus ook daar moet ik achteraan zitten. Kan dit niet makkelijker?".

Deze vraag krijgen we bij Docsure wel vaker. En jazeker, het kan makkelijker.

Digitalisering is de oplossing
Met Docsure kun je de stroom aan wettelijk verplichte documenten automatiseren. De documenten worden door de onderaannemers zelf ingevoerd en zij ontvangen een melding als een document bijna is verlopen. Ook kunnen ze zelf de gewerkte uren invoeren, die de projectleider op eenvoudige wijze kan controleren. Daarnaast worden de facturen van de onderaannemers direct in Docsure geüpload.

Administratie in balans
Karin heeft de WKA administratie inmiddels weer helemaal op orde. De relatie met haar collega, de projectleider, is verbeterd. Alle documenten en uren zijn op 1 plek geregistreerd. En wat belangrijker is: de inkomsten en uitgaven per project zijn op ieder moment inzichtelijk en weer in balans.

Herken jij je in het verhaal van Karin? Wil jij als Hoofd Administratie grip houden op de onderaannemersadministratie en meer weten over het digitaliseren van wettelijk verplichte documenten, gegevens en uren? Kijk hier voor informatie. Je kunt natuurlijk ook contact met ons opnemen via info@docsure.nl of 088 - 004 6200.