In een eerder artikel werden de risico’s op ketenaansprakelijkheid uitgelegd. Daarin werd ook toegelicht dat er maatregelen bestaan om het risico op ketenaansprakelijkheid zo klein mogelijk te houden. Een eerste mogelijkheid is het storten op de g-rekening. Een goede WKA-administratie voeren kan er ook voor zorgen, dat de kans op ketenaansprakelijkheid zo klein mogelijk wordt. In dit artikel lees je wat je daarvoor nodig hebt.

Door bepaalde gegevens en documenten van je onderaannemers te vragen zorg je ervoor, dat je een goed beeld hebt van de bedrijven waarmee je werkt. Hierdoor verlaag je het risico op ketenaansprakelijkheid.

1. Zorg dat je zeker weet dat je met een echt bedrijf te maken hebt.
Vraag je onderaannemers om een recent uittreksel van de Kamer van Koophandel aan te leveren. Daarnaast kun je op de website van de Europese Unie het btw-nummer van elk bedrijf uit de Europese Unie controleren.

2. Vraag naar de g-rekeningovereenkomst van je onderaannemer.
Hiermee toont hij aan dat hij een g-rekening heeft en dat de g-rekening waarop jij geld overmaakt daadwerkelijk van hem is.

3. Vraag om een Verklaring betalingsgedrag keten- en inlenersaansprakelijkheid.
Met deze verklaring, die je onderaannemer bij de Belastingdienst kan aanvragen, toont hij aan dat hij tot nu toe alle loonheffingen heeft betaald.

Voor de Belastingdienst moet je administratie voldoen aan de volgende voorwaarden:

1. Je kunt de identiteit van de werknemers aantonen. Hiervoor geeft de Belastingdienst een aantal gegevens: naam-, adres- en woonplaatsgegevens, de geboortedatum, het Burgerservicenummer, de gewerkte uren, de nationaliteit, het soort identiteitsbewijs, het nummer en de geldigheidsduur, een A1-verklaring, verblijfsvergunning, tewerkstellingsvergunning en naam-, adres en woonplaats van de onderaannemer;

2. Je kunt aantonen dat de arbeidskrachten die voor je hebben gewerkt, over een geldige verblijfs- en werkvergunning beschikken, als zij niet een EER nationaliteit (alle EU landen plus Liechtenstein, Noorwegen en IJsland) bezitten;

3. Je hebt een kloppende urenregistratie in de administratie opgenomen.

Word je als aannemer aansprakelijk gesteld voor niet betaalde loonheffingen en je hebt bovengenoemde zaken niet op orde, dan word je aangeslagen voor ‘het anoniementarief’. De verschuldigde loonheffingen worden dan berekend aan de hand van een tarief van 52%. De Belastingdienst matigt deze aansprakelijkheid, als je kunt aantonen dat je voldoet aan de bovenstaande voorwaarden.

Zorg ervoor dat je weet met welke werknemers je onderaannemer werkt. Verzamel de juiste gegevens zoals de Belastingdienst aangeeft en zorg voor een complete urenspecificatie. Zo houd je je aan de wet! 

Het verzamelen en bewaken van alle gegevens en documenten is tijdrovend. Om je daarbij te helpen, geeft Docsure per bedrijf en per medewerker aan wat voor gegevens en documenten nodig zijn. Zodra de geldigheid van documenten bijna is verlopen, ontvang je een melding. Je hoeft dit dus niet zelf uit te zoeken en te bewaken. Ervaar de voordelen van Docsure zelf en start een gratis proefversie van 14 dagen!