De A1-verklaring is over het algemeen een bekend document dat wordt gevraagd van buitenlandse arbeidskrachten. Het document is meestal opgesteld in de taal van de arbeidskracht die deze verklaring aanvraagt. Wat erop staat, is daarom niet altijd duidelijk. Wat is een A1-verklaring? Wanneer en waarvoor heb je hem nodig? We geven je graag meer duidelijkheid.

Een A1-verklaring geeft aan in welk land een werknemer of ZZP’er sociale premies betaalt. 
De hoofdregel is dat hij de sociale premies in het werkland betaalt. Om te voorkomen dat werknemers of ZZP’ers sociale zekerheidsrechten verliezen, doordat zij voor een korte periode in een ander land werken, is de A1-verklaring in het leven geroepen. Hierdoor kunnen arbeidskrachten in hun woonland premies blijven betalen.

Waar sociale premies worden betaald, is relevant omdat sociale premies ook onder de keten- en inlenersaansprakelijkheid vallen. Moet de medewerker de premies in Nederland afdragen en doet hij dit niet, dan kun je als aannemer of inlener hiervoor opdraaien. De verklaring geeft uitsluitsel over het land waar sociale premies moeten worden betaald.

Er zijn twee situaties waarin iemand een A1-verklaring kan hebben:

1. Detachering
De detachering mag naar verwachting niet langer duren dan 24 maanden. In het geval van detachering krijgt iemand een A1-verklaring. Hij betaalt premies in het land waar hij voorafgaand aan de detachering werkte.

2. Werkzaam in meerdere landen
Een werknemer kan in meerdere landen tegelijk werken. In dat geval zijn de regels om te bepalen waar iemand verzekerd is, ingewikkelder. Kort gezegd komt het hierop neer: iemand die 25% of meer werkt in het land waar hij woont, is verzekerd in het land waar hij woont. Als een zelfstandige minder dan 25% werkt in het land waar hij woont, dan is hij verzekerd in het land waar ‘het centrum van zijn belangen ligt’. Dit bepaal je onder andere door:
- de vaste plaats van het werk
- het soort werk
- de duur van de werkzaamheden
- het aantal verleende diensten. 
Als een werknemer minder dan 25% werkt in het land waar hij woont, dan is hij verzekerd in het land waar de werkgever is gevestigd.

De A1-verklaring bestaat uit drie pagina’s:

Op pagina 1 staan de persoonlijke gegevens van de arbeidskracht, welke wetgeving van toepassing is en voor welke periode de A1-verklaring is afgegeven.
Op pagina 2 staat de situatie van de werknemer. Hier is aangekruist of de arbeidskracht een werknemer of zelfstandige is, en of hij gedetacheerd is of in meerdere landen werkt.
Op pagina 3 staan de gegevens van de instantie die de A1-verklaring heeft afgegeven.

De A1-verklaring geeft dus aan waar de arbeidskracht sociaal verzekerd is. Hiermee weet je dus direct of er een risico bestaat op ketenaansprakelijkheid voor sociale premies in Nederland. Kan de werkgever of werknemer geen A1-verklaring overleggen, dan riskeer je in sommige landen een boete. 

TIP: Neem van werknemers niet zo maar aan dat zij in Nederland geen premies hoeven te betalen. Zorg ervoor dat zij in dat geval een A1-verklaring kunnen overleggen.

In Nederland kun je de verklaring bij de Sociale Verzekeringsbank aanvragen. De werkgever vraagt de A1-verklaring aan voor zijn werknemers, een ZZP’er doet dat zelf. Je vraagt de verklaring aan voor de verwachte duur van de tijdelijke werkzaamheden. In Nederland kan de SVB de verklaring voor maximaal 2 jaar uitgeven.

Als je voor meerdere medewerkers en ingehuurde zzp'ers moet bijhouden wanneer hun A1-verklaring verloopt, dan kost dat veel tijd. Met Docsure is het bewaken van de geldigheidstermijn van documenten heel eenvoudig.